Nota inicial: feliz año nuevo a todos. Espero que hayáis pasado unos días agradables con familia y amigos. Y sobre todo, ¡¡que hayamos recargado las baterías para comernos el 2023 con patatas!!

­¿Echamos un pulso?

­Me acuerdo hace años con uno de mis jefes holandeses. Me decía el tío que tenía una memoria buenísima. Y que aunque en principio eso estaba muy bien, también tenía sus problemas.

El problema es que confiaba tanto en su memoria que no tomaba notas de nada. Y si bien su memoria era en realidad muy buena, no era perfecta. Así que de vez en cuando se encontraba con una situación en la que la memoria no le daba y en las notas había…»agua».

Pues en Dosplanos nos pasaba algo parecido con los números. A mi antiguo socio y a mí se nos daban bien los numeritos.

¿Qué pasó en la empresa? Que durante los dos primeros años las cuentas las llevábamos en nuestras cabezas, con apoyo de alguna tablita de Excel.

De vez en cuando nos sentábamos un momento y cuadrábamos los números de la empresa.

Piensa que en nuestro negocio tenemos pocos clientes y los tickets son de alto importe, por lo que podíamos hacer algo así como…

• El año pasado ganamos 100
• A, B y C nos deben 20
• Este año llevamos facturado 300. De esto, entre adelantos de clientes y nuestros, pon que deba haber 70 en la cuenta (aquí necesitábamos una tablita con un par de líneas)
• En la cuenta hay 140. Más o menos cuadra

A otra cosa.

Pero el sistema encontró su límite conforme fuimos creciendo.

En 2020 teníamos que tener en la cabeza el beneficio acululado del 18 y 19, los impagos acumulados desde el inicio de la empresa, lo que Hacienda nos debía por adelantos de IVA, y las cuentas de un número de obras cada vez mayor.

Además en toda empresa van surgiendo más cosas que impactan en los números: el depósito de la oficina, la inversión en el coche de la empresa, …

Total, que nos pasó como a mi jefe holandés y nos encontramos con una empresa que facturaba en ese momento €3m y tenía el sistema contable de mi panadero (el del boli en la oreja y el bloc de notas).

Afortunadamente un año más tarde la situación es muy diferente. Te cuento los pasos que dimos:

• Incorporamos a un Responsable de Administración y Finanzas
• Empezamos a trabajar con un Director Financiero a tiempo parcial (2-3 días/mes)
• Estudiamos varias opciones y nos decantamos por implantar Holded (adaptado al sistema contable español, no como el sistema que teníamos anteriormente…jeje)
• Pasamos unos meses divertidos transfiriendo la información y conciliando cuentas
• Dejamos los procesos de cobros y pagos claros (cobros, día 1; pagos día 10)
• Instauramos la reunión mensual financiera, donde revisamos la Cuenta de Resultados del mes, el Balance y el
• Flujo de Caja
• Además este año incorporamos en análisis de rentabilidad por obra, preparamos el primer Budget y montamos la herramienta de Forecast para contrastar nuestro Budget 2023 con la mejor estimación a lo largo del año

Nos ha costado un poquito poner esto en orden. Y como decía lo curioso es que es un área donde de inicio estábamos muy tranquilos.

Pero es lo que tienen las fortalezas.

PD: ¿Le reenvías este correo a alguien con el que te hayas comido un par de polvorones y mazapanes estos días?